Özlük dosyasında neler olmalı?

Özlük dosyasında neler olmalı?

Özlük dosyasında bulunması gereken bazı belgeler :

• Kimlik bilgileri : Nüfus cüzdanı fotokopisi, nüfus kayıt örneği, ikametgah belgesi
• Eğitim bilgileri : Diploma fotokopisi
• Sağlık bilgileri : Sağlık raporu, kan grubu kartı
• Yasal belgeler : İş sözleşmesi, hizmet sözleşmesi, SGK işe giriş bildirgesi, adli sicil kaydı
• Özel durumlar : Engelli ise sakatlık raporu, 18 yaş altı çalışanlar için ebeveyn muvafakatnamesi, yabancı uyruklular için çalışma izni belgesi
• İşe devam bilgileri : Yıllık izin formları, iş göremezlik raporları, iş kazası tutanakları
• İşten ayrılma belgeleri : İstifa dilekçesi, fesih bildirimi, ibraname, SGK işten ayrılış bildirgesi

Özlük dosyası, çalışanın işe girişinden ayrılışına kadar olan süreci kapsar ve işin niteliğine göre ek belgeler içerebilir

Personel özlük işleri nasıl yapılır?

Personel özlük işleri şu şekilde yapılır: 1. Belgelerin Toplanması: Çalışanın özlük dosyasında bulunması gereken tüm belgeler toplanır. 2. Belgelerin Düzenlenmesi: Belgeler kategorilere ayrılarak dosyada kolayca bulunabilir hale getirilir. 3. Dosyalama ve Saklama: Belgeler, fiziksel veya dijital ortamda güvenli bir şekilde saklanır. Personel özlük dosyasında bulunması gereken bazı belgeler: kimlik ve kişisel bilgiler; eğitim ve mesleki belgeler; işe başlama ve sözleşme belgeleri; ücret ve ödeme bilgileri; performans ve değerlendirme kayıtları; sağlık ve güvenlik belgeleri; izin ve devamsızlık kayıtları. Personel özlük dosyası, genellikle şirketlerin İnsan Kaynakları (İK) departmanı tarafından hazırlanır ve yönetilir.

Multinet özlük dosyası nasıl hazırlanır?

Multinet özlük dosyası hazırlama adımları: 1. Dosya Şekline Karar Verme: Özlük dosyasını fiziksel veya dijital ortamda tutma kararı alınır. 2. Her Çalışan İçin Ayrı Dosya Açma: Her çalışan için adı-soyadı ile etiketlenmiş ayrı bir klasör oluşturulur. 3. Zorunlu Evrakların Temini: İşe giriş bildirgesi, iş sözleşmesi, nüfus cüzdanı fotokopisi, adli sicil kaydı, ikametgah belgesi, diploma veya mezuniyet belgesi, 2 adet vesikalık fotoğraf, sağlık raporu gibi belgeler temin edilir. 4. Çalışma Süresi Boyunca Evrak Ekleme: İşe devam ederken yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni, raporlar, bordrolar, performans değerlendirme formları gibi belgeler dosyaya eklenir. 5. İşten Ayrılma Durumunda Tamamlama: Çalışan işten ayrıldığında SGK işten ayrılış bildirgesi, istifa dilekçesi, ibraname, fesih bildirimi gibi belgeler dosyaya eklenir. Özlük dosyası hazırlarken dikkat edilmesi gerekenler: Eksiksiz Belge: Her personel için istenen belgelerin eksiksiz olması gerekir. Gizlilik ve Güvenlik: Dosyanın gizli ve güvenli bir şekilde saklanması zorunludur. Dijital Sistemde Elektronik İmza: Dijital sistemde tutulan evrakların elektronik imzalı olması veya ıslak imzalı belgelerin taranmış hallerinin saklanması gerekir.

Personel özlük dosyası kaç yıl saklanır?

Personel özlük dosyalarının saklama süresi, dosyada yer alan kayıt ve belgelere göre farklılık gösterebilir: Genel özlük evrakları: En az 10 yıl. Ücret bordrosu ve SGK belgeleri: 10 yıl. İş sağlığı ve güvenliği belgeleri: 15-40 yıl arasında. Ayrıca, 4857 sayılı İş Kanunu uyarınca, özlük dosyalarının çalışanın işten ayrıldığı tarihten itibaren en az 10 yıl boyunca saklanması zorunludur. Özlük dosyalarının saklama süresi, yasal düzenlemelere ve şirketin iç politikalarına göre değişebilir.

Personel özlük dosyasını kim hazırlar?

Personel özlük dosyası, genellikle şirketlerin İnsan Kaynakları (İK) departmanı tarafından hazırlanır ve yönetilir. Ancak, özlük dosyasını kimin hazırladığından çok, bu dosyalara eklenecek bilgi ve belgelerin eksiksiz olması, gizli ve güvenli bir şekilde saklanması ve yasal düzenlemelere uygun olarak yönetilmesi önemlidir.

Özlük dosyası için hangi klasör kullanılır?

Özlük dosyası için kullanılacak klasörlerin başlığı, çalışanın adı ve soyadı ile etiketlenmelidir. Özlük dosyası hazırlarken dikkat edilmesi gerekenler: Dosya şekline karar verme. Her personel için ayrı dosya açma. Belgelerin sıralaması. Zorunlu evrakları temin etme. Çalışma süresi boyunca evrak ekleme. İşten ayrılma durumunda tamamlama. Özlük dosyası için kırtasiyelerden alınacak herhangi bir dosya veya klasör kullanılabilir.

Özlük dosya fişi nedir?

Özlük dosya fişi, genellikle personel özlük dosyası anlamında kullanılmaktadır. Personel özlük dosyası, bir çalışanın işe alımından işten ayrılışına kadar tüm süreçlerini belgeleyen, hem yasal hem de operasyonel açıdan büyük önem taşıyan bir dosyadır. Özlük dosyasında bulunması gereken bazı belgeler: kimlik bilgileri (nüfus cüzdanı fotokopisi, ikametgah belgesi); eğitim ve sertifikalar (diploma fotokopisi, mesleki yeterlilik belgeleri); sağlık belgeleri (işe giriş sağlık raporu); iş sözleşmesi ve SGK belgeleri (SGK işe giriş bildirgesi); performans ve disiplin belgeleri (performans değerlendirme raporları, uyarı tutanakları). Özlük dosyası, genellikle şirketlerin İnsan Kaynakları (İK) departmanı tarafından hazırlanır ve yönetilir.

Özlük dosyası için 2 fotoğraf yeterli mi?

Özlük dosyası için 2 fotoğraf yeterlidir, ancak bu fotoğraflar vesikalık olmalıdır. Personel özlük dosyasında bulunması gereken diğer belgeler arasında nüfus cüzdanı fotokopisi, nüfus kayıt örneği, iş sözleşmesi, ikametgâh belgesi, sağlık raporu, diploma fotokopisi, adli sicil kaydı ve SGK işe giriş bildirgesi gibi evraklar yer alır. Özlük dosyası, her çalışan için ayrı ayrı hazırlanır ve bu dosyaların tutulması yasal bir zorunluluktur.